Como faturar para o exterior como PJ

Trabalhar como PJ para uma empresa de fora tem um ritual que se repete todo mês: mandar a fatura, receber, converter e passar tudo para a contabilidade. Nada disso é complicado, mas cada etapa tem um detalhe que, esquecido, vira retrabalho.

A fatura comercial

A fatura comercial, a invoice, é o documento de cobrança que o seu cliente lá fora paga. Ela não é a nota fiscal: é o pedido de pagamento, com o que foi feito, quanto custa e como pagar.

Uma boa invoice tem:

• Quem cobra: a razão social, o CNPJ, o endereço e um e-mail da sua empresa.
• Quem paga: o nome e o endereço do cliente, e o número de registro dele, se ele pedir.
• Um número e as datas: um número em sequência, que nunca se repete, a data de emissão e o vencimento.
• O que foi feito: a descrição do serviço e o período a que ela se refere, como "Software development, September 2026".
• O valor e a moeda: na moeda do contrato, normalmente dólar ou euro.
• Como pagar: os dados da conta ou da plataforma por onde você recebe.

O idioma é o do cliente, quase sempre inglês. A numeração merece cuidado: se você já faturou por outra ferramenta, continue a série de onde parou, para não haver dois documentos com o mesmo número.

Como o dinheiro chega

O cliente paga na conta indicada na invoice. Plataformas como Wise, Payoneer, Husky e Remessa Online recebem em moeda estrangeira, fazem o câmbio e creditam em reais na sua conta no Brasil, descontando a taxa delas.

Guarde o extrato de cada mês. É ele que mostra quanto chegou, quando e por qual taxa, e é o que a contabilidade vai pedir junto com as faturas.

A nota fiscal

Com a invoice e o extrato em mãos, a contabilidade emite a nota fiscal de serviço, a NFS-e, como exportação de serviços. A nota é em reais, então a contabilidade converte o valor da invoice por uma cotação de um dia combinado com você, quase sempre a PTAX. Sobre como escolher essa cotação, veja PTAX de compra ou de venda: qual usar na fatura.

A exportação de serviços costuma ter tratamento tributário próprio, como a não incidência de ISS e a isenção de PIS e Cofins quando o pagamento entra no país em moeda estrangeira. Mas as condições dependem do serviço, do município e do regime da sua empresa: quem confirma o que vale para você é a sua contabilidade.

O pacote do mês

No começo de cada mês, mande para a contabilidade, de uma vez:

• As invoices do mês, em PDF.
• O extrato da plataforma por onde o dinheiro entrou.
• O valor de cada invoice em reais, com a cotação e o dia usados.

Mandar tudo junto, sempre no mesmo formato, evita a troca de e-mails que costuma atrasar a nota.

No Faturis

O Faturis guarda a sua empresa, os seus clientes, a conta de recebimento e a numeração. A invoice sai em inglês ou em português, com o valor em reais pela PTAX da regra que você escolheu. Quando o pagamento chega, você registra quanto caiu na conta. E o pacote do mês vai para a contabilidade em um clique, com as faturas, o extrato e os valores em reais.